Acta de constitución del proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento en el que se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos.  Temporal no necesariamente significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impacto sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.

Alcances de un proyecto:

Se utiliza para definir lo que esta dentro y fuera de las fronteras del proyecto, es decir el alcance de los puntos que entran y que no entran en el proyecto.
es acordado por todas las partes que integran el proyecto haciendo referencia también a los requerimientos.

Los requerimientos del negocio y análisis de la situación actual también deberán ser también  ser tomadas en cuenta para el alcance del proyecto son:

-Procesos del ciclo de vida que están dentro y fuera del alcance.

-Tipos de datos que están dentro y fuera del alcance (financieros, ventas, costos, empleados, etc.).

-Fuentes de datos o base de datos que están dentro y fuera del alcance (facturación, nomina, Activos, etc.).

-Organizaciones que están dentro y fuera del alcance (recursos humanos, manufacturas, proveedores, etc.).

Objetivo del proyecto:

El objetivo del proyecto supone llegar a un estado determinado (objetivo de rendimiento) en un plazo de tiempo determinado (objetivo temporal) utilizando unos recursos determinados (objetivo de recursos).

  1. Rendimiento
    Los objetivos de rendimiento tienen que estar claramente formulados y ser revisables. Solo en este caso pueden ser utilizados para medir su grado de cumplimiento.
  2. Tiempo
    Determinar el plazo de inicio y fiscalización del proyecto, y en su caso, de los subproyectos. En caso necesario, detallar los hitos principales.
  3. Recursos personales
    • Debe planificarse la necesidad de personal preciso para la realización del proyecto (en caso necesario, tanto para el proyecto general como para los subproyectos).
    • Asimismo debe señalarse si el personal está a disposición para el proyecto a tiempo parcial o completo.

Antes de poder elaborar los datos sobre el Equipo de Gestión del Proyecto el Gestor de Proyecto designado debe examinar la disponibilidad de los posibles colaboradores. Para ello debe concertarse con dichos colaboradores y sus respectivos superiores en la empresa.

    • En este marco debe determinarse si los colaboradores trabajarán en el proyecto a tiempo completo o parcial. Las normas acordadas serán vinculantes tras la firma del proyecto.
  1. Recursos materiales y de infraestructura

Deben detallarse las condiciones de infraestructura previstas para la realización del proyecto (por ejemplo, despachos, equipamiento informático, etc).

Control de presupuesto

Constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y esta orientado a:

Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la empresa ocasiona unos resultados, que el sistema de control debe poner de manifiesto. Estos resultados habrán de compararse con los objetivos preestablecidos en el proceso de planificación, poniendo de manifiesto las desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.

Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviación debe ser siempre cuantificable, y las mismas podrán ser tanto positivas como negativas. Además de su cuantificación será necesario analizar las causas y responsables de las mismas.

Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las acciones correctoras que consigan reducir las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos establecidos.

Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se produce, por tanto, una retroalimentación del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.

A continuación se muestra una plantilla básica con los elementos que debe contener un Acta de Constitución de un Proyecto (Project Charter), plantilla disponible para descarga.

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