En todas las empresas se requiere de unidades de trabajo, estas están compuestas por un grupo de  actividades, las cuales se agrupan y asignan de manera que se prevea un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción en los distintos procesos llevados a cabo en una empresa.

Estos ayudan a que se logre algún objetivo en común, si el grupo de actividades es deficiente, ya sea en él numero o en la calidad de los miembros, el proceso decaerá. Cada uno de los miembros asignados a una actividad se enfrentará a su propia problemática en el alcance de los objetivos.

La arquitectura de procesos, en general identifica que procesos definen una estructura funcional y se anticipa al proceso mismo, representa el conjunto de Procesos Esenciales de la empresa, sus interrelaciones entre sí y con algunos Procesos de Soporte y de Administración.

Para esta Arquitectura se utilizan los “Diagramas de Arquitectura de Procesos” (PAD – Process Architecture Diagram, por sus siglas en inglés), dichos diagramas son el portafolio de procesos de la empresa y una representación o modelado detallado de las actividades que se realizan en ellos.

Los diagramas PAD son los responsables de la estrategia de negocios, ya que definen objetivos, metas y acciones, que deberán estar contemplados en los procesos esenciales de la organización, asegurando así, que sean considerados en la estrategia de Tecnologías de Información (TICs), diseñada para soportar dichos procesos.

Con la incorporación de las TICs contar con una arquitectura de procesos, desde una perspectiva sistemática es de gran importancia, pues comprende una especificación conceptual de la estrategia de la empresa sobre la cual se sustentan sus servicios de información.

La arquitectura de procesos es un elemento esencial del modelo de negocios de toda organización, en este trabajo se propone la forma de convertir las relaciones de las unidades de trabajo de una empresa, en procesos, mediante  un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte),  y utilizando este como marco de referencia en las tareas de reingeniería o rediseño de los procesos esenciales para lograr un diagrama  mejorado (PAD de Segundo corte).

La conversión de unidades de trabajo a Procesos es una tarea que requiere primeramente  la comprensión de la estructura de ambos términos.

unidades-de-trabajo

Las Unidades de Trabajo:

  • Se definen como Departamentos.
  • Agrupan actividades.
  • Reúnen los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
  • Aclarar los requisitos del puesto.
  • Deben tener a los individuos en el puesto adecuado.
  • Proporcionan facilidades al personal y otros recursos.
  • Ajustan la organización a la luz de los resultados del control.

Los Procesos persiguen metas y objetivos específicos. Se conforman de:

  • La planeación para determinar los objetivos.
  • La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
  • La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas.
  • El control de las actividades para que se conformen con los planes.

Como siguiente paso se define el elemento que será el intermediario para la conversión de las Unidades en Procesos el cual se define como, Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD). Esta es la herramienta de Planeación Interprete de las Unidades de trabajo y medio de conversión a Procesos.

Los planes se necesitan para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor procedimiento de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la selección de metas. Luego puede establecerse objetivos para las sub-unidades, divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se prepara programas para alcanzarlos en una forma sistemática la cual será plasmada en Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD).

Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administración toma en cuenta su viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los empleados.

Metodología

¿Cómo obtener la Arquitectura de Procesos?, a través de una metodología de cuatro pasos:

  1. Se documenta la Estructura Organizacional
  2. Se identifica / define las funciones (Actividades) de negocio Primarias y Secundarias de la empresa.
  3. Se define el Diagrama de la Vista Horizontal
  4. Se realiza el mapeo de configuración de valor al diagrama de Arquitectura de procesos.

 

Este es un ejemplo, supongamos que tenemos una Empresa que se dedicada al lavado de salas.

lavado-de-salas

La empresa se constituye de lo siguiente:

Unidad de trabajo

Departamento:

  • Ventas

Actividades:

  • Atención a clientes.
  • Alimentación de la Base de Datos.
  • Creación de Presupuestos.

Requisitos del puesto:

  • Manejo del sistema de la empresa
  • Atención telefónica a clientes
  • Conocimiento de Contabilidad.

Contratación o Colocación:

  • Acondicionamiento de Departamento (Escritorio, Computadora, Silla).

Resultados:

  • Creación Satisfactoria de Órdenes de trabajo.

 

Proceso

Planeación:

  • Objetivo creación de pedidos.

Organización:

  • Distribuir Trabajo, a las partes correspondientes (otras unidades de trabajo).

Ejecución:

Desempeñar correctamente las Actividades, por ejemplo:

  • Los registros, todo lo q refiere a alimentación de base de datos.

Control:

  • Almacenar información
  • Fechar documentación.

Realizaremos el Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte) para dicha empresa con la información anterior.

diagrama-PAD-de-primer-paso-arquitectura-de-procesos

La optimización es la búsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema o en este caso un procedimiento, a partir de determinados cambios lógicos (software) o de operación (Actividades). Formando parte del proceso, mediante la externalización de algunas actividades o ayudándole a un proceso con  la adopción (selección, evaluación, implantación y formación) de una nueva herramienta.

LOS DIAGRAMAS DE ARQUITECTURA DE PROCESOS PAD DE SEGUNDO CORTE CORTE

En el caso de los Diagramas de Arquitectura de Procesos PAD de Segundo corte corte, se trata de realizar una mejora, de optimizar un proceso.

Normalmente cuando se realiza una búsqueda sobre las técnicas de modelado, se obtienen resultados que representan a más de una técnica. Dichos resultados son metodologías generales con facultades para el modelado de procesos. Desafortunadamente, existe una gran confusión de conceptos, ya que las metodologías son utilizadas tanto para indicar la propia metodología como las técnicas asociadas a la misma.

La metodología trata con situaciones problemáticas en las cuales existe un alto componente social, político y humano. El enfoque sistémico atiende al estudio de las relaciones que conforman numerosos factores de un sistema, tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se comunican, al integrar una estructura organizacional determinada. Dicha metodología plantea una visión inter, multi y transdisciplinaria que ayuda a analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas; reconocer y expresar la situación problemática, producir “definiciones básicas” de sistemas relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos conceptuales con la situación percibida, identificar cambios deseables y factibles, y tomar acción para mejorar la situación.

La mejora de procesos puede venir por dos vías complementarias: cambios en ciertos aspectos del proceso existente, o un cambio radical del proceso (reingeniería).

En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no están aportando valor al proceso desde el punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas actividades de forma que aporten un mayor valor. La metodología PDCA (plan, do, check, act), proporciona una sistemática en la resolución de problemas o en la mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raíz, proporcionando en definitiva, el camino más corto y seguro para la resolución del problema o la consecución de la mejora pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, selección de proyecto, comprensión de la situación inicial, análisis, acciones correctivas, resultados, estandarización y control, y oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997).

Roure J., M. Moñino y M.A. Rodríguez-Badal; La Gestión Estratégica por Procesos, Ediciones Folio, Barcelona, España (1997).

En la creación o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raíz el diseño global del proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos o generar considerablemente más valor con él. Según, Hammer  y Champy, (1993) y Hall et al., (1993), “reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez”. Su metodología se divide en las siguientes fases: definir equipo de trabajo, análisis de los requerimientos de los clientes y del negocio, comprensión del funcionamiento del proceso actual, análisis y generación de ideas creativas e innovadoras para el rediseño del proceso, diseño e implantación del nuevo proceso y seguimiento de los resultados.

A continuación un ejemplo de la mejora de un Diagrama de Arquitectura de Procesos PAD de Segundo corte corte, basado en el anterior proceso esquematizado. En su Primer Corte se hace referencia a un Proceso de registro de órdenes de trabajo o servicios y en este se muestra su optimización con la mejora de la facturación.

diagrama-PAD-de-segundo-paso-arquitectura-de-procesos

La clasificación de los PAD tanto de primer corte como el de segundo, ha sido aplicada a un sencillo pero muy explícito ejemplo que se interrelacionaba con el registro de órdenes de servicio y la optimización con el proceso de facturación.

Esto para demostrar cómo es que se entiende la conversión de Unidades de trabajo a Procesos y estos plasmarlos en PAD´S, para su optimización, con la finalidad de la mejora de los mencionados procesos.

Los diagramas de flujo de datos, poseen las características más adecuadas para la descripción de la circulación de información.

Los diagramas de flujo de datos ofrecen una estructura general para la representación de la perspectiva de datos que engloba todas las etapas desde la comprensión y comunicación hasta la ejecución del proceso.

diagrama-PAD-de-primer-y-segundo-paso-arquitectura-de-procesos