La Oficina Digital

Una oficina digital es un entorno de trabajo en el que la información se almacena y organiza electrónicamente, y es fácilmente recuperable. La creación de documentos electrónicos permite a los usuarios ver una imagen de los archivos generada por computadora en lugar del documento original. Si bien esto no es necesariamente una oficina sin papel, está un paso más cerca de lograr algunos de los beneficios y eficiencias que pueden obtenerse de una oficina sin papel, sin embargo, algunas personas son escépticas acerca de las eficiencias de productividad obtenidas al mudarse a una oficina digital. Muy a menudo, este escepticismo se debe a una falta de comprensión de los beneficios.

Los 5 mejores beneficios de una oficina digital:

1) Maximice la productividad, minimice el tiempo de búsqueda

Las empresas a menudo no se dan cuenta de cuánto les cuesta perder tiempo improductivo buscando documentos. El 31% de los encuestados por YouGov del Reino Unido dijo que si no buscaban documentos, estarían dedicando el tiempo al desarrollo empresarial. El almacenamiento digital significa que los documentos que se archivan sistemáticamente son rápidos y fáciles de recuperar. También aumenta la productividad al mejorar el proceso de distribución, impresión y entrega de documentos.

2) Fácil almacenamiento

Todos sabemos esto: las empresas que no tienen espacio en sus oficinas tienden a recurrir a almacenar registros importantes en lugares inadecuados. El almacenamiento digital presenta una mejor solución y le permite a su empresa asignar espacio para recursos que son más productivos.

3) Accesibilidad

¡El almacenamiento digital significa no seguir recorriendo las salas de archivos buscando un documento que necesitabas hace diez minutos! El mantenimiento de registros digitales puede brindar a todos los usuarios autorizados un acceso instantáneo y fácil a los documentos. Esto es particularmente valioso cuando una empresa tiene múltiples locales o cuando la actividad comercial se lleva a cabo regularmente en movimiento. El tiempo ahorrado con acceso fácil a documentos importantes conduciría a una mayor eficiencia, e incluso podría significar una menor necesidad de personal, lo que llevaría a ahorros en el negocio.

4) Mejor servicio al cliente

El mantenimiento de registros digitales le permite acceder fácilmente a todos los datos de los clientes. Esto equipa a su empresa para responder a los clientes de forma más proactiva y rápida en función de la historia del cliente.

5) Seguridad

Los documentos en papel a veces pueden caer en las manos equivocadas. Tener documentos digitales almacenados en servidores seguros reduce esa preocupación. Significa que solo los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos.

 

Versión al español de: http://www.compu-stor.com.au/news/top-5-benefits-of-a-digital-office/

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