Mtro. Fernando Arciniega

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Correspondencia en Word para generar multiples documentos individuales

Correspondencia en Word para generar multiples documentos individuales
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El objetivo de este tutorial es enseñar a los usuarios cómo utilizar Correspondencia de Word, esta herramienta sirve para crear documentos personalizados para una lista de destinatarios.

La combinación de correspondencia le permite generar un conjunto de documentos personalizados para cada destinatario, como, por ejemplo, una carta que se adapta individualmente a cada destinatario al utilizar su nombre de manera personalizada.

Inicialmente se deben tener dos documentos, uno en Word que es la «carta», el documento o el formato que vamos a personalizar para cada usuario, y otro archivo de Excel, que contendrá todos los registros individuales de cada persona.

Nota: Para poder trabajar con el archivo de Word, es necesario NO tener abierto el archivo de Excel, guarda los cambios necesarios y solo permanece abierto el archivo de Word.


En mi caso, tengo estos dos archivos:

Vamos a trabajar con el Archivo de Word unicamente, el archivo de Excel ya debe contener toda la informacón de la base de datos de cada persona.

Seguimos los siguientes pasos: Correspondencia > Seleccionar Destinatarios > Usar una lista existente

Busca tu archivo de Excel y seleccionalo:

Si tienes mas de una hoja, puedes elegir la que contiene la información deseada, en este caso, toda la información está en la Hoja 1:

Vamos a reemplazar los campos a personalizar, (marcados en amarillo) siguiendo los siguientes pasos:

  1. Selecciona el texto que vamos a reemplazar en el documento, en este paso en el parrafo escrito como [Nombre], después en la ficha Correspondencia, hacemos clic en el botón Insertar campo combinado, y seleccionamos Nombre, aparecerá algo con el siguiente formato, indicando que se vinculó correctamente con la base de datos: «Nombre»

2. Repetimos los pasos para el Folio y el correo.

Al hacer clic en Correspondencia > Vista previa de resultados podemos visualizar el documento con los datos del archivo de Excel, con los botones de navegación podemos ver como se visualizan los demás registros de la base de datos:

Para terminar, Word nos dá algunas opciones:

  • Enviar documentos individuales, permite ver en un solo archivo todos los registros, es decir, si son 10 personas, tendremos 10 cartas de invitación en el mismo documento
  • Imprimir documentos, imprime todos los documentos o el rango seleccionado.
  • Enviar mensajes de correo electrónico, teniendo instalado un gestor de correo como Outlook de escritorio, se puede enviar esta carta personalizada como un email de manera individual, para cada usuario.
  • Puedes utilizar los campos combinados para insertar cualquier tipo de información de los destinatarios, como el nombre de la empresa, el cargo, el teléfono, etc.
  • Si deseas personalizar aún más los documentos, puedes utilizar las opciones de la pestaña Correspondencia.

Guardar y finalizar

Guarda el documento con los datos fusionados y estarás listo para imprimir o enviar las cartas personalizadas a tus destinatarios.

¡Eso es todo! Has aprendido a utilizar la correspondencia en Microsoft Word para crear una carta ficticia personalizada. Ten en cuenta que estos pasos también se pueden aplicar para crear etiquetas, sobres y otros documentos personalizados utilizando datos de una fuente externa.

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