INTRODUCCION

El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance de este. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando: Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo. Î Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aún no se hayan cobrado).

Objetivos principales:

• Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.

• Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado.

• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.

Objetivos secundarios:

• Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc …).

 • Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.

El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.

¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?

Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella:

  • Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.
  • Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
  • Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

Cómo documentar el cierre del proyecto

Uno de los problemas que solemos tener al finalizar proyectos es que este aspecto no queda documentado y aceptado de forma oficial, por lo que continúan abriéndose puntos, y a veces cuesta completar la facturación al no poder demostrar que el proyecto se ha completado y aceptado.

Una forma de evitar este problema es mediante un certificado de aceptación. Este certificado es un documento formal, el cual forma parte de la metodología del PMBOK, que demuestra que se ha completado y aceptado un determinado alcance.

Aceptación final del proyecto

La aceptación final significa que todo el alcance se ha completado, por lo que no existe ninguna tarea pendiente y por tanto podemos facturar y liberar todos los recursos del proyecto.  Esta aceptación final podría aplicarse a una fase, por ejemplo, la ingeniería. En este caso, el documento certificaría que se ha completado totalmente la fase de ingeniería y sus entregables, por lo que los recursos destinados a esta pueden liberarse, este trabajo puede facturarse, y podemos proceder a la siguiente fase.

Aceptación parcial del proyecto

La aceptación parcial indica que existen algunos puntos abiertos que deben completarse, pero que no impiden proceder con el cierre del proyecto o fase. Esto implica bien pasar de fase o que el cliente empiece a usar el producto resultante. Por nuestro lado, deberemos completar estos puntos para conseguir la aceptación final.

En una aceptación parcial es importante definir bien los puntos que quedan pendientes. Ya que este tipo de cierre parcial lleva implícito el acuerdo de que una vez se completen todos estos puntos pendientes, la aceptación pasará a ser final.

Proceso de finalización del proyecto por aceptación

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:

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